Elektronická kniha jázd od Commander dokáže automaticky rozlišovať služobné a súkromné jazdy podľa pravidiel vašej firmy.

Môžete napríklad nastaviť, aby sa jazdy po 16.00 hodine alebo počas víkendov automaticky označili ako súkromné. Zamestnanci tak nemusia každú jazdu manuálne kontrolovať a meniť.

Menej administratívy pri každej jazde

Pri firemných vozidlách, ktoré zamestnanci používajú aj na súkromné účely, vzniká každý mesiac rovnaká úloha. Vodiči alebo správcovia flotily musia skontrolovať jednotlivé jazdy a určiť, ktoré boli služobné a ktoré súkromné.

Pri niekoľkých vozidlách môže ísť o desiatky záznamov. Vo väčšej flotile sú to stovky až tisíce jázd mesačne. Preto je možné v systéme Commander nastaviť pravidlá, podľa ktorých sa typ jazdy určí automaticky.

Ako funguje automatické označovanie súkromných jázd?

Pravidlá sa nastavia podľa spôsobu, akým vaša firma používa vozidlá. Systém ich potom aplikuje na zaznamenané jazdy bez potreby každodenných manuálnych zásahov.

Typickým príkladom je firma, v ktorej zamestnanci používajú služobné vozidlá na pracovné účely počas pracovného času. Po jeho skončení ich môžu využívať súkromne.

 

Firemné pravidlo	Automatické nastavenie v knihe jázd
Jazdy počas pracovného času	Označenie ako služobné jazdy
Jazdy po 16.00 hodine	Automatické označenie ako súkromné
Jazdy počas soboty a nedele	Automatické označenie ako súkromné
Výnimka, napríklad pracovná cesta cez víkend	Používateľ upraví typ jazdy v aplikácii
Individuálny režim konkrétneho vozidla	Samostatné pravidlo podľa potrieb firmy v systéme V3
Jazdy počas pracovných sviatkov	Automatické označenie ako súkromné vďaka integrovanému kalendáru sviatkov

Nastavenie sa vždy prispôsobuje reálnemu režimu firmy. Pravidlom preto nemusí byť iba konkrétny čas. Zohľadniť možno aj pracovné dni, víkendy alebo spôsob využívania konkrétnych vozidiel.

Čo ak automatické pravidlo niekedy nesedí?

Ak zamestnanec absolvuje služobnú cestu večer alebo cez víkend, údaje môže upraviť priamo v aplikácii. Rovnako môže doplniť účel jazdy alebo opraviť jej zaradenie.

Výhodou je, že upravuje iba výnimky. Nemusí manuálne spracovávať každú jednu jazdu.

Prístup môže mať každý, kto ho potrebuje

Počet používateľov v našom systéme nie je limitovaný. Prístup preto môžete vytvoriť všetkým zamestnancom, ktorí používajú firemné vozidlá, aj pracovníkom zodpovedným za správu flotily.

Jednotlivým používateľom zároveň nastavíte rôzne oprávnenia. Vodič môže upravovať svoje jazdy, fleet manažér kontrolovať vozidlá a účtovníctvo pracovať s potrebnými výstupmi.

Informácie tak zostávajú v jednom systéme. Nie je potrebné posielať si tabuľky, dodatočné zoznamy ani pripomienky e-mailom.

Praktický príklad: firma s 10 vozidlami

Predstavme si firmu s desiatimi vozidlami. Každé vozidlo zaznamená počas mesiaca približne 80 jázd. Celkovo teda vznikne približne 800 záznamov.

Bez automatizácie musia zamestnanci jazdy pravidelne kontrolovať a označovať. Pri nastavení pracovného času od pondelka do piatka do 16.00 hodiny systém automaticky zaradí väčšinu záznamov.

Zamestnanci následne riešia len výnimky, napríklad:

• večernú pracovnú cestu,
• služobnú jazdu počas víkendu,
• chýbajúci alebo nepresný účel jazdy,
• individuálne používanie konkrétneho vozidla.

Firma tak znižuje počet manuálnych úkonov a zároveň získava jednotnejšie údaje pre internú kontrolu a ďalšie spracovanie.

Čo môžete automatizáciou knihy jázd získať?

Praktický checklist pre vašu firmu:

• menej manuálneho označovania jázd,
• jasné pravidlá pre služobné a súkromné používanie vozidiel,
• možnosť upraviť výnimky priamo v aplikácii,
• neobmedzený počet používateľov,
• jednoduchšie podklady pre správcu flotily a účtovníctvo,
• údaje uložené na jednom mieste,
• menšie riziko, že zamestnanci zabudnú jazdy včas spracovať.

Elektronická kniha jázd preto neslúži iba ako náhrada papierovej evidencie. Pri správnom nastavení dokáže zjednodušiť celý proces spracovania jázd vo firme.

Nastavte knihu jázd podľa fungovania vašej firmy

Každá firma má iný pracovný čas, pravidlá používania vozidiel aj spôsob kontroly jázd. Preto vám pomôžeme nastaviť elektronickú knihu jázd tak, aby zodpovedala vašim procesom.

Kontaktujte nás a spoločne nastavíme pravidlá, ktoré odbremenia zamestnancov od zbytočnej administratívy.

 

Najčastejšie otázky

• Dá sa automaticky nastaviť, kedy je jazda súkromná?

Áno. Jazdy možno automaticky označovať podľa nastaveného času, pracovných dní, víkendov alebo individuálneho režimu používania vozidla.

• Čo ak zamestnanec absolvuje služobnú jazdu po pracovnom čase?

Typ jazdy môže upraviť priamo v aplikácii. Automatické pravidlo tak spracuje bežné jazdy a používateľ rieši iba výnimky.

• Je počet používateľov elektronickej knihy jázd obmedzený?

Nie. Počet používateľov v systéme Commander nie je limitovaný. Prístup môže dostať každý zamestnanec, ktorý ho potrebuje.

• Môžu mať používatelia rozdielne oprávnenia?

Áno. Oprávnenia možno prispôsobiť úlohe používateľa, napríklad pre vodiča, fleet manažéra alebo účtovníctvo.

• Je možné nastaviť odlišné pravidlá pre rôzne vozidlá?

Áno. Nastavenie môže zohľadniť spôsob využívania konkrétneho vozidla alebo skupiny vozidiel v systéme Commander V3. V systéme Commander V2 platí rovnaké pravidlo na úrovni spoločnosti, nie na úrovni jednotlivých vozidiel.