Máte vo firme osobné autá do 3,5 tony, dodávky či kamióny? Možností, aké vozidlá máte vo vlastníctve firmy je mnoho. A čím viac vozidiel sa vo firme nachádza, tým zložitejšie je ich riadenie a účtovanie vzniknutých nákladov. Štandardne sa pri administratívnom vykazovaní používania firemného vozidla využíva tzv. kniha jázd. Pozreli sme sa na najčastejšie otázky práve ku knihe jázd a legislatívnym vymedzeniam, v ktorých by ste sa mali orientovať, pokiaľ vlastníte firemné vozidlá.

1. Aké možnosti má firma na evidenciu jázd?

Evidovať každú jazdu a zaznamenávať potrebné informácie nie je vôbec jednoduchá záležitosť. V Zákone o dani z príjmov (595/2003) však bližšiu špecifikáciu, ako viesť evidenciu jázd, nenájdete. Je na vás daňovníkovi, akú formu evidencie jázd si zvolíte. Či ručnú (vypisovanie v papierovej forme, resp. vypĺňanie tabuľky napríklad v programe Excel), alebo elektronicky pomocou GPS zariadenia. Pri manuálnom vypisovaní  vzniká množstvo chýb a jej korektnosť závisí od disciplíny vodičov. To býva veľký kameň úrazu. Aj z tohto dôvodu je elektronická kniha jázd neoceniteľným pomocníkom, na ktorého sa môžete spoľahnúť a ktorý uľahčí množstvo administratívnych úkonov.

2. Aké výhody má elektronická kniha jázd z účtovného hľadiska?

Praktických výhod, ktoré má elektronická kniha jázd vygenerovaná vďaka GPS jednotkám, je mnoho:

• úspora času
• šetrenie peňazí
• odhalenie strát
• komplexnosť informácií
• úradné výstupy
• jednoduché použitie

Ak sa ale pozrieme na hlavnú výhodu z účtovného hľadiska, ide o možnosť uplatnenia všetkých nákladov na pohonné hmoty (PHM) v 100 % výške (vrátane nadspotreby).

3. Čo ak vo firme uplatňujeme paušálne výdavky? Aké sú výhody a nevýhody? Je potrebná kniha jázd? (pravidlo 80/20)

Ak využívate účtovanie prostredníctvom paušálnych výdavkov, na uplatňovanie PHM nemáte povinnosť viesť knihu jázd. Výhodou je v tomto prípade výrazne zjednodušená evidencia. Daňovník má ale povinnosť preukázať stav tachometra na začiatku a na konci zdaňovacieho obdobia. A nesmie zabudnúť priložiť doklady o nákupe PHM.

Ak ste však platcom DPH, odporúča sa, aby ste si viedli evidenciu knihy jázd. Odpočet DPH si viete uplatniť len do výšky stanoveného pomeru paušálnych výdavkov.

V prípade používania služobného motorového vozidla (SMV) aj na súkromné účely je potrebné stanoviť správny pomer paušálnych výdavkov. Zákon hovorí o uplatnení paušálnych výdavkov maximálne do výšky 80 %. Ak je SMV používané na súkromné účely napr. v pomere 60/40, môže si daňovník uplatniť len 60 % nákladov na PHM.

4. Kedy môže daňovník prejsť z paušálnych výdavkov na reálne a využívať elektronickú knihu jázd?

Ak si uplatňujete paušálne výdavky od začiatku zdaňovacieho obdobia, musíte v tomto spôsobe pokračovať celé zdaňovacie obdobie. V priebehu roka nie je možné prejsť na uplatňovanie výdavkov podľa spotreby z technického preukazu (TP) alebo spotreby na základe GPS monitoringu vozidiel.

5. Kedy si firma môže uplatniť 100 % nákladov na PHM?

V prípade, že už nechcete strácať finančné prostriedky na prečerpaných pohonných hmotách, je potrebné zaobstarať do vozidiel monitorovacie GPS zariadenia. 100 % nákladov si môžete uplatniť prostredníctvom elektronickej knihy jázd a GPS monitoringu s meraním spotreby PHM.

Tu sa riadime usmernením finančného riaditeľstva (13/PO/2022/IM), v ktorom je uvedené, že náklady na pohonné hmoty sú uznané v plnej výške, ak je namontovaná GPS jednotka, ktorá sleduje aj spotrebu PHM.

6. Ako dlho musí firma archivovať knihu jázd?

Nechce sa vám archivovať záznamy? Od 1. 1. 2022 sa v zákone o účtovníctve  (431/2002) zaviedla povinnosť uchovávať účtovné doklady po dobu 10 rokov (§ 35) nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú. 10-ročná lehota archivácie platí aj zo zákona o DPH. Z čoho vyplýva, že napríklad kniha jázd za obdobie 01/2023 musí byť archivovaná do 31. 12. 2033.

Máte ďalšie otázky? Chceli by ste elektronické riešenie knihy jázd a uplatnenie 100 % nákladov na PHM aj u vás vo firme? Dajte nám o sebe vedieť prostredníctvom kontaktného formuláru nižšie.

Ďalšie zaujímavé články:

Prečo kniha jázd od Commanderu a ako s ňou pracovať?

Čo je kniha jázd? Ako pomôže vášmu podnikaniu?

Kniha jázd a účtovanie preukázateľnými (reálnymi) výdavkami